Faturista ou secretária: quem deve cuidar do faturamento do consultório

O que é faturar, de verdade

Faturamento não é só mandar a guia. Para o cirurgião que atende convênio, é uma sequência com prazo em cada passo:

• pedir a autorização e acompanhar a resposta, com a senha e a validade;
• conferir a guia antes da cirurgia: códigos, acomodação, equipe;
• apresentar a conta no prazo do contrato, ou entregar a produção à cooperativa;
• conferir o extrato contra o valor esperado;
• recorrer da glosa no prazo, item por item;
• cobrar o recurso deferido que não foi pago;
• separar glosa, retenção e taxa para o imposto do mês;
• no particular: orçamento, recebimento e recibo.

O que a secretária costuma dar conta

A parte de rotina e de registro: pedir a autorização, anotar a senha e o número do pedido, agendar, montar a guia, juntar os documentos, enviar e acompanhar. É trabalho que pede organização e constância, e uma boa secretária faz bem.

Onde costuma faltar é na conferência do extrato contra a tabela do contrato e no argumento do recurso técnico. Os dois pedem conhecer as regras de cobrança (a CBHPM, a tabela do convênio, os códigos de glosa da Tabela 38 do TISS) e tempo sem interrupção, que a recepção de um consultório raramente tem.

Quando um faturista faz diferença

Os sinais: muitos convênios e muitas cirurgias por mês; glosa que se repete e ninguém recorre; prazos vencendo sem que alguém perceba; cooperativas e hospitais com regras diferentes ao mesmo tempo. Aí há três caminhos:

• um faturista na equipe, com tempo dedicado e acesso ao que precisa;
• uma empresa de faturamento, que faz a execução e costuma cobrar por mensalidade ou por percentual;
• uma cooperativa de especialidade, que apresenta a conta e recorre da glosa por você, em troca da taxa de administração.

Um jeito de decidir: some o que foi glosado e não recorrido e o que ficou sem retorno nos últimos seis meses. Se o total passa do custo de alguém dedicado, a conta se paga. Se não passa, organizar a rotina da secretária com uma lista única de prazos costuma bastar. Nenhum dos caminhos tira do médico a responsabilidade pelo que é dele.

O que fica sempre com o médico

• A justificativa clínica, no recurso técnico e no pedido de reconsideração de uma negativa: só o médico assistente pode dizer por que indicou.
• A assinatura das cartas e dos registros. Registro de prontuário tem data, hora, assinatura e CRM.
• As decisões de dinheiro: o preço particular, aceitar uma perda, desistir de um recurso.
• A escolha do regime tributário, com o contador.

Cuidados com quem faz

Dado de saúde de paciente é dado pessoal sensível pela LGPD (art. 5º, II). Dê a cada pessoa um acesso próprio, só ao que ela precisa, e tenha por escrito com a empresa terceirizada como ela trata esses dados. Separar quem registra de quem vê o dinheiro também ajuda: a secretária não precisa saber quanto fica com você para fazer bem o trabalho dela.

Como saber se está funcionando

Peça os mesmos números a quem cuidar do faturamento, todo mês:

• taxa de glosa inicial e final, por convênio (as fórmulas são as do Painel de Glosas da ANS);
• quanto do valor recorrido voltou;
• guias sem retorno há mais de 60 dias, o corte que a ANS usa;
• recursos que venceram sem ser protocolados.

Para comparar: nos hospitais da Anahp, a glosa inicial foi de 15,89% em 2024, e só cerca de 2% ficou mantida ao fim das discussões com as operadoras. Não é a régua de um consultório, mas mostra quanto do corte cai quando alguém recorre.

Perguntas frequentes